EL DIRECTOR DESORGANIZADO

PARTE I: LA CONDENASIÓN

Richard llega al cielo y se encuentra con San Pedro. Richard quiere entrar al cielo pero cuando San Pedro verifica en su computadora le dice que él no esta registrado, entonces Richard se asombra pues según él siempre fue una buena persona, que ayudaba a sus colegas, pero según el sistema de San Pedro eso no era cierto y le dice que es un pecador clásico que piensa que todo lo que hace esta bien pero sin embargo todo está mal.

San Pedro le muestra a Richard todo lo que ha fallado en el aspecto laboral y familiar. Primero le muestra un video en el qué opinan de él todas las personas que lo rodean, desde su secretaria hasta su esposa. Como Richard no cree en lo que le muestra, pues según él no podría ser verdad todo lo que dicen de él; San Pedro decide enseñarle un video del último momento en el que laboro, en el cual prefiere hacer el trabajo de los demás a hacer el suyo; sin embargo después de ver esto Richard sigue pensando que hace lo correcto, entonces San Pedro intenta hacerle entrar en razón explicándole todo el tiempo y dinero que pierde haciendo un trabajo que ya fue hecho por otra persona.

Como Richard es tan terco y no quiere entender lo que le trata de decir San Pedro le muestra una serie de videos para que entienda que lo que esta haciendo esta mal:

• Primer video:
  

Después de ver estos videos Richard se da cuenta que ha hecho mal las cosas y le pide una oportunidad a San Pedro para que lo deje volver a la Tierra y ordene su vida. San Pedro le concede el permiso de volver pero con la condición de que le prometa que ahora va hacer las cosas bien; como no dejar que todo el mundo lo interrumpa, no hacer el trabajo de lo demás y perder tiempo en eso, utilizar bien a su secretaria, realizar los trabajos que demanden prioridades.

Richard le dice que ahora será un hombre diferente pero San Pedro le responde que eso no es necesario, pues solo debe ser el mismo pero organizado. Richard vuelve a la Tierra y sorprende a todos pues supuestamente estaba muerto.

PARTE II: LA SALVACIÓN

San Pedro le dice que debe controlar bien su tiempo y definir en qué lo utilizará, también le pregunta en qué consiste su trabajo, cuál es su objetivo y Richard le responde mal, pues le dice lo que hace diariamente y ese no es su objetivo.

San Pedro le aconseja que necesita hacer una lista de todo lo que debe de hacer para luego clasificarlas en tareas activas y tareas reactivas. Luego le toca el tema de planificación y le explica cómo programar una tarea, teniendo en cuenta dos cosas: cuánto tiempo desea emplear en ella y con qué rapidez estará terminada la tarea, es ahí donde le sugiere establecer prioridades, definiéndole la diferencia entre importante y urgente, y también le dice que al momento de organizar su agenda debe dejar espacio suficiente para cualquier tarea que se le presente.

Richard estaba acostumbrado a atender en todo momento a cualquier persona que viniera a interrumpirlo, es por ello que San Pedro le recomienda que organice su tiempo en las ya mencionadas tareas (activas y reactivas).

Richard habla con Bernard y este le reprocha, que siempre interviene en su trabajo, quitándole la potestad de hacerse cargo del mismo, es por ello que Richard se vuelve a sentir mal y San Pedro le explica que debe delegar las tareas una vez que ya se organice él, después de esto recién debe organizar al resto.

Richard debe aprender a delegar parte de su trabajo, dar a sus subordinados la autoridad de decidir sin consultarle antes. Para esto debe empezar por dejar de hacer algunas tareas que le gustan hacer, es decir DESARROLLARSE, siendo eficaz y no tener miedo a perder el control, entendiendo que no puede delegar la responsabilidad.

Con una planificación y un entrenamiento adecuado se puede evitar el riesgo. Para delegar se debe tener en claro: qué tareas se van a delegar, quiénes la van asumir y cuánto tiempo les tomará asumirla, también tomar en cuenta que los empleados deben tener confianza en sí mismos, a la vez siendo necesario hacer una capacitación o plan de aprendizaje previo porque empezar una nueva tarea lleva tiempo si no la saben hacer y le dará más trabajo a Richard.

San Pedro le dice a Richard que al momento de delegar no se puede despreocupar por completo de su trabajo, ya que delegar significa apartar tus manos pero no tu vista de encima, es decir que en todo momento debe aconsejar a quien se lo pida y repasar los puntos clave

PARTE III: LAMENTACIONES

Púes bien esta parte comienza con un supuesto reportaje a "San Pedro", mismo que empieza a hablarle a la reportera sobre el estupendo trabajo que realizo con Richard, y de lo bien que había resuelto su problema con la desorganización de su tiempo. Pero al ver el "video satelital" de Richard se da cuenta que no todo va en viento en popa y llega a los siguientes sucesos. 

1. Perderse en la labor: "Responsabilidad o Delegación"

Como se deja ver en esta parte la principal representante es Bárbara. Richard después de una no tan buena reunión con sus directores de áreas, se queda a solas con Bárbara pues piensa que entre los tres es la que menos sabe de la labor que ella realiza, ya que no es la esperada por este, mandándole indirectas, más no los puntos concretos que esta trabajadora debería realizar. Es así como Richard empieza a perder los papeles nuevamente y san pedro baja a ayudarlo o al menos ver si necesitaba algo. Ante esto Richard le muestra las molestias que estaba teniendo con su equipo, pues no era lo que exactamente esperaba.

Bueno Richard empieza hablando de Bárbara, de cómo es que ha estado fallando en la labor que este le había encomendado, echándole toda la culpa. Sin embargo San Pedro le ira mostrando videos de que es lo que Bárbara había estado haciendo, que para ella estaba en lo correcto, mas no para Richard pues no era lo que él había pedido. Así la reportera como san pedro se dan cuenta que este tiene la culpa por no delegar bien las funciones a Bárbara, pero el que sigue entercado es Richard, pues piensa que la culpa no es de él. Bueno como conclusión se da que Bárbara no sabe lo que tiene que hacer.

2. Bajo rendimiento en sus funciones: "Especificación de objetivos o Inoperancia "

Siguiendo con los empleados al que le corresponde esta parte es a Bernard. Para Richard Bernard es un inoperante de "cabo a rabo" que es como él lo califica, a continuación San Pedro le muestra un video de cómo está fallando su empleado y que no es causa de una inoperancia por parte de este mismo es decir, de Bernard. Sino de la incomprensión, falta de entendimiento de la gente que son algunas de las cosas que san Pedro (al igual que la reportera) le hará saber a Richard.

Pero este seguirá con la terquedad que él no tiene la culpa de nada más sino el mismo Bernard, pues según Richard él le indico lo que debe y no debe hacer y si falla es por su falta de incapacidad. De esta manera hace que san Pedro pierda los papeles y de un grito de la impotencia por la falta de comprensión y sensatez para entender las cosas. 

3. Conformismo laboral: "Metas o Conformismo" 

Buena la última parte de este capítulo corresponde a Tonny. Para Richard Tonny es el mejor, pues lo considera un chico listo y muy hábil para conseguir buenos márgenes de ventas, pero que es un "vago" pues no hace más de los que debería hacer. San Pedro le muestra el video donde lo que dice Richard es cierto de algún modo, pero que en realidad Tonny es el mejor empleado y que se está estancando simplemente porque Richard no lo motiva, es decir no le muestra las metas que éste debería tener; porque una cosa es la fijación de objetivos y otra es la determinación de metas a cada individuo de cada área de trabajo. Así irónicamente Richard afirma que también es su culpa al igual que en los dos casos anteriores; y San Pedro, junto con la reportera, se alegra de que por fin haya entendido el significado es decir sino funciona nada bien con su directorio es porque él no lo está haciendo bien. 

En la última parte de este capítulo San Pedro se sentara junto a Richard a mostrarle las soluciones respecto a estos tres individuos que ya se verá en la cuarta parte.

PARTE IV: REVELACIONES

Bueno en este capítulo se trata de resumir las enseñanzas que el video nos da a conocer, que básicamente se resumen en tres fases.

Como ya se había visto en el capítulo anterior, se explicará los "errores" que estaba cometiendo Richard respecto a sus empleados. Bueno San Pedro pasara a decirle primero que es lo que estaba pasando con cada uno de ellos y llego a la siguiente conclusión: 

• Primero, Bárbara quien no sabía realizar bien sus funciones no porque no sabía sino simplemente porque Richard no le había delegado correctamente sus funciones. 
• Segundo, Bernard quien por supuesto no tenía claro sus objetivos como director de área que había sido delegado. 
• Tercero, Tonny quien es la persona que mejor se desempeña, pero que pierde la mayoría de su tiempo, pues Richard no le ha dado metas suficientes. Aparte de no existir motivación.

San Pedro le dice que son tres fracasos, que se resume en el hecho de que Richard aprendió a organizarse a sí mismo pero no a organizar a los demás. A continuación pasara a darle soluciones, que comenzará:

1. Responsabilidades: San Pedro le mostrara un video donde se verá como Bárbara no sabe exactamente lo que hace. El prototipo de trabajo pensado que tiene ella no es el mismo que el que tiene esperado Richard. La solución que le da es que Richard pasara a explicar detalladamente lo que en realidad debe hacer Bárbara, clarificando ideas concretas con áreas claves para poder tener mejore resultados.

2. Criterios de rendimiento: es la parte donde Bernard pasara a ser parte, pues Richard no le había dado objetivos claros y concretos a este. Nuevamente San Pedro le hará ver un video donde Bernard se muestra inseguro y poco capaz de realizar en óptima labor, también esta Richard que no especificaba con exactitud qué era lo que realmente esperaba de sus empleados, no había ideas concretas. Al final Richard entiende y está preparado para decírselo a Bernard, pero no sin antes saber que los objetivos están dados de acuerdo a sus trabajadores y sus capacidades.

Por ende la segunda lección es la de establecer objetivos que puedan ser reconocidos por el director y el empleado, para así dar solución a los problemas que surjan de forma inmediata.

3. Metas: como bien se ve en el video Tonny es el mejor empleado, pero es un empleado en desuso, que es como le hará ver San Pedro, aunque Richard piense que él no lo necesite porque ya era bueno. Bien si Richard siguiera así probablemente terminaría perdiendo a Tonny. Así pasara a explicarle que los objetivos son para todos los empleados mientras que las metas es para cada trabajador, pues va con las capacidades de este. Resumiéndolo en ampliar las capacidades y reconocerlos en público. Richard pasara a hablar con Tonny y le mostrara sus metas como trabajador.

Bien esta película terminará con una satisfecha reunión de Richard con sus empleados, pues sus empleados llegaran a las metas que ya tenían planeadas para el futuro.

COMENTARIOS

ARTE I: LA CONDENASIÓN

Hay muchas personas que son muy desorganizadas en todo sentido, tanto en el trabajo como en su vida personal; desde que son niños crecen con esa mentalidad y con ese mal hábito; esto se podría deber como un factor a que los padres no corrigen a sus hijos y lo pasan por alto. Y al momento que ya quieren corregirlos ya es demasiado tarde, ya que el niño se ha creado con ese mal hábito.

Otro factor podría ser también cuando la persona no realiza un análisis propio, no acepta sus defectos para luego corregirlos, piensan que todo lo están haciendo bien cuando en realidad no lo es.

Bueno de acuerdo al video, esto sucede constantemente en los gerentes u operadores de empresas. Estas personas si son desorganizadas no van a poder realizar sus actividades laborales y del hogar en un 100%. Por ejemplo en el ámbito familiar podría manifestarse olvidándose de varias cosas que son importantes para él y su familia (fechas como cumpleaños, reuniones, entre otras actividades), ser desordenado consigo mismo. Y en el ámbito laboral poco o nada le interesa el orden, para mejorar esto podría planificar sus actividades y tenerlas apuntadas en una agenda y con todo los detalles de sus actividades priorizando las más importantes.

ARTE II: LA SALVACIÓN

En esta segunda parte el video nos la importancia de adoptar técnicas esenciales para la administración del tiempo y delegación de tareas. Debemos comprender que un gerente debe aprender a establecer agendas para realizar las tareas activas mientras deja tiempo disponible para las reactivas. Otro punto que es muy importante es que debemos aprender a delegar, pero reteniendo la responsabilidad, ya que así haremos un mejor uso de su nuestro tiempo y del equipo que tenemos a nuestro cargo, contribuyendo así a la motivación del grupo.

PARTE III: LAMENTACIONES

Esta parte del video nos muestra que siempre es bueno aprender de los errores para mejorar, en vez de perder el tiempo en lamentaciones. Muchas veces creemos hacer lo correcto, pero no basta simplemente hacer lo que creemos, sino buscar un asesoramiento o pedir una opinión a los demás sobre las tareas que estamos realizando o encomendando, pues así nos sentiremos mucho mas seguros de como nos estamos organizando en conjunto con los demás.

PARTE IV: REVELACIONES

¿Cómo fijar metas y objetivos?. En esta última parte del video aprendemos la importancia de definir responsabilidades revisando regularmente las metas conseguidas, estimulando a los demás, elogiando los logros satisfactorios y rectificando, al mismo tiempo, cualquier posible desviación. 

CONCEPTOS BÁSICOS

• LA DESORGANIZACIÓN:

Es el desorden total, la carencia de la organización, pero bueno el principal problema, por el que muchas empresas fracasan en la actual sociedad de la información, es por la desorganización reinante dentro de su estructura interna. Es muy fácil echar la culpa de este mal a factores externos que están directamente relacionados con la sociedad cambiante y dinámica en la que vivimos.

Sin embargo el motivo de esta desorganización dentro de muchas grandes empresas reside en las personas que las dirigen, que claramente no saben gestionar de forma correcta los recursos de los que dispone su organización.

No olvidemos que las empresas las dirigen personas de carne y hueso, por lo tanto que se estanquen o prosperen, va a depender íntegramente de la capacidad de gestión de esas personas.

Los responsables de cada departamento, no son conscientes de que los otros departamentos no son enemigos, sino aliados para conseguir el éxito de su empresa.

Para que una empresa triunfe es imprescindible que todos sus miembros estén unidos y se consideren parte importante de la misma.

Las luchas internas de poder entre los miembros internos de las organizaciones son una perdida de tiempo y dinero brutal, que lo único que consiguen es debilitar su estructura, poniéndola constantemente en peligro de muerte.

También hay que mejorar la gestión del tiempo de los miembros de una empresa, ya que se pierde mucho tiempo, que se podría aprovechar. Es muy habitual entre las personas que gestionan las empresas, hacer muchas reuniones, que no sirven para nada, debido a que no se han preparado en condiciones, no había orden del día, posteriormente no se llevan a ejecución los acciones previstas, los participantes de esas reuniones se dedican a discutir en vez de a solucionar los problemas o dificultades de su empresa.

La formación en la gestión del tiempo de los miembros de una empresa no puede faltar para educar y ayudar a cambiar los malos hábitos de nuestros gestores internos.

Otro gran aspecto que contribuye a la desorganización es el caos en los procedimientos internos de una empresa. No puede ser que los gestores de las empresas apliquen los procedimientos de forma aleatoria según les convenga, ya que para que todo funcione adecuadamente todos los miembros de la empresa tienen que cumplir a raja tabla los procedimientos establecidos.

Si nuestra empresa es víctima de la desorganización tenemos que dar un cambio de 360º grados para poder avanzar y conseguir que nuestra empresa consiga mayores beneficios que posteriormente son satisfactorios para todos los que contribuimos a ellos en menor o mayor medida.

Lo primero que tenemos que hacer es ver cuales son los motivos causantes de la desorganización de nuestra organización.

La dirección de la empresa tiene que estar dispuesta a poner fin a esta situación desesperante y volver al camino del éxito, que no se consigue más que con disciplina e interés en hacerlo.

Una vez detectado el hecho causante tenemos que intentar modificarlo en caso de que haya posibilidad, sino tendremos que eliminarlo.

Posteriormente tenemos que estar en alerta ante futuros rebrotes del hecho perturbador para evitar volver a la desorganización, puesto que lo realmente difícil no es eliminarlo, sino mantenernos en el camino adecuado sin desviación hacia esa situación pasada.

• ABDICACIÓN:

Del latín abdicatĭo, abdicación es la acción y efecto de abdicar (declinar a la soberanía o cederla, renunciar a derechos o ventajas). El término también se utiliza para nombrar al documento en que consta dicha abdicación.

Por ejemplo: "El príncipe decidió su abdicación tras la guerra con el pueblo vecino", "Que lo sepan todos los súbditos y lacayos: la abdicación no es una opción para Su Majestad", "La abdicación del rey Martín IV dejó el trono en manos de su hijo Felipe".

La abdicación, en definitiva, implica un acto a través del cual un sujeto cede por sí mismo su cargo antes de la expiración del tiempo establecido con anterioridad. Se trata de un concepto similar al de renuncia.

• ORGANIZARSE UNO MISMO:

Organizarnos eficientemente tiene que ver con la noción de auto-organización, es la idea de que hay cuatro aspectos de nosotros mismos en los que necesitamos sobrevivir, mantener y progresar, estos son: 

• Salud: Un cuerpo sano y una mente sana 
• Habilidades: Mentales, técnicas, sociales, artísticas 
• Acción: Solucionar las cosas
• Identidad: Saber quién es usted, aceptarse a sí mismo, siempre teniendo una idea de quién quiere llegar a ser.

Evidentemente, hay una relación entre estos cuatro puntos. Necesita salud si quiere llegar a ser hábil, o a resolver las cosas. De forma similar, resolver algo requiere habilidad, así como motivación. Y su habilidad está relacionada con su forma de verse y valorarse a sí mismo.

Organizarse a sí mismo como adulto exige que usted decida conscientemente aprender y desarrollar, en una empresa uno tiene la necesidad básica de organizarse uno mismo, porque como administrador son muchísimos los deberes y responsabilidades, entonces uno debe estar organizado para realizar y cumplir todos los pendientes.

• CONCEPTOS DE BÁSICOS DE NEGOCIACIÓN

• Credibilidad y confiabilidad: El gerente como se muestra en el video hace que su personal no tenga una dirección fija y todos tienen dudas de lo que hacen, no confían en su director. 
• Control sobre las personas: El nunca vio que tenía un recurso humano importante y que perdió de vista cuando él sentía que era el único que tenía la respuesta a todos los problemas dentro de la empresa, así como de su casa. 
• Buena comunicación: Sus empleados tenían miedo e inseguridad en sus actividades esto se dio porque Richard no se comunicaba de manera correcta con sus trabajadores. 
• Habilidad para enfrentarse a la incertidumbre: Richard no supo cómo actuar frente a su cliente y el tenia todas las de perder ya que no estaba al día con las actividades de su cliente e hizo que el ponga las reglas del juego ya que no podía recriminar nada de lo que decía su cliente. 
• Liderazgo: El liderazgo que presentaba era la de un dictador ya que obligaba a todos hacer algo pero no los controlaba y ellos tenían dudas respecto a lo que tenían que hacer.

• CONTROLAR EL TIEMPO

Quien controla su tiempo, es el que transita habitualmente por lo importante y no por lo urgente: cuida las relaciones, se capacita, descubre oportunidades, planifica.

Es más conveniente trabajar por oportunidades que resolviendo problemas. Así se evita la crisis antes de que ésta se produzca.

El dominador del tiempo tiene en una mano el reloj para administrar y en la otra la brújula para orientar el rumbo, así como debemos ser administradores de una empresa, comenzamos por administrar bien nuestro tiempo.

• MISIÓN

La misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas.

La misión en toda empresa son los anhelos de quien la administra, para que sea real y fructífera es necesario que cada empleado se identifique con esta misión, haciéndola suya.

• OBJETIVOS

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. Está bastante claro que los objetivos, en el caso de la empresa son abordados en la misión, ya que al tenerlos claros y presentes uno sabrá a dónde dirigirse.

Son como una brújula, pues siempre nos indicarán como administradores o funcionarios qué cosas estamos haciendo y qué no para alcanzar las metas propuestas.

• TAREAS ACTIVAS

Las tareas activas son las que debemos llevar a cabo para conseguir los objetivos del trabajo, teniendo en cuenta que mayormente son las más importantes y a la que es necesario brindarle mayor tiempo y atención.

Al mismo tiempo, las tareas activas son las que ayudarán al administrador a hacer crecer su empresa, ya que te dirige directamente hacia los objetivos propuestos, cumpliéndolos, creciendo como profesional y gestor.

• TARES REACTIVAS

Las tareas reactivas son las tareas que componen la rutina cotidiana y que deben ir completándose para que las cosas funcionen. Estas tareas siempre van a existir y a la vez también siempre serán sencillas de solucionar, si dispones del tiempo para ellas.

• PLANIFICACIÓN DE LOS DEBERES

Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías: 

• Prioridad A "Imprescindible de hacerse": Actividades decisivas. 
• Prioridad B "Debe hacerse": Actividades de valor medio. Pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite. 
• Prioridad C "Deseable de hacer": Categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión. 

Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

• ESTABLECER PRIORIDADES

Las prioridades cambian y demandan atención continuamente. H. Ross Perot dijo que todo lo que es excelente o digno de alabanza permanece sólo por un momento en el "filo cortante" y constantemente se debe luchar por eso. Las prioridades bien establecidas siempre estarán al "filo", y es que lo insignificante y lo mundano roban mucho de nuestro tiempo. La mayoría vive para las cosas equivocadas.

Una de las mayores dificultades que se encuentran en las personas emprendedoras y los profesionales independientes es el establecimiento de prioridades y, por lo tanto, la gestión del tiempo. Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus prioridades.

¿Por qué priorizar es tan difícil? Parte de nuestros problemas como establecer prioridades viene de nuestra incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos hacer una tarea implica que también estamos eligiendo no hacer las demás cosas. Además, tomar decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar decisiones necesitas una visión general de tus opciones y desarrollar esta visión es una inversión que debes hacer.

¿Cómo establecer prioridades? 

• Mantén un inventario completo de todos tus compromisos. Es necesario tener claro cuáles son tus posibilidades para elegir. Lo propio es agendar todas las tareas que tengamos que hacer, para evitar vernos en aprietos. 
• Aprende a decir "no". Decir no es difícil, porque parece que te estás limitando. Pero al final, decir no crea espacio para las cosas realmente importantes. Para poder decir no es esencial tener una lista completa de todos tus compromisos, porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual. 
• Toma las decisiones lo antes posible. Mucha gente toma las decisiones al último momento después de haber intentado ignorar esa hoja de papel durante muchos días. Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesario y para poder descartar cosas rápidamente.
• Los objetivos de máxima prioridad se deben abordar primero y el resto de tareas se irán cumplimentando en orden descendente de importancia. Para ello es importante saber que hay que conocer la definición de aquello que es importante y urgente. 

• ¿QUÉ ES UNA TAREA IMPORTANTE?

Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves. 

• Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej.: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada) 
• De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

Es por ello que pese a que la tarea que tengamos que realizar no cambie, las consecuencias si pueden hacerlo. Por lo tanto si esto sucedo la importancia va a variar, aumentar o disminuir de acuerdo a la gravedad de sus consecuencias.

Para la importancia no existe medida homogénea ya que es extremadamente subjetiva, y depende absolutamente de cada uno de nosotros y de la situación de la tarea.

• ¿QUÉ ES UNA TAREA URGENTE?

Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea. Por ejemplo: 

• Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes. 
• Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer. 
• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente. 
• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente. 
• Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Entonces nos damos cuenta que el lenguaje que usamos no nos ayuda; ya que, en realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es "muy urgente", mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es "poco urgente". Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

¿Cómo medir la urgencia?

Ya que una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla, entonces de esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite). Con esto en la cabeza se podría decir que la medida de la urgencia se puede hallar así: 

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

0: No es urgente ni lo será nunca.

1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no se podrá concluir antes de la fecha límite.

Luego si me da que la urgencia es más de 1, significaría que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible, entonces no se tendría que malgastar esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o por el contrario, se podría negociar y ampliar la fecha límite. Esto nos da cuatro cuadrantes que son los siguientes:

Una vez que se rellena esta matriz, parece que es mucho más fácil gestionar aquello con lo que nos enfrentamos. Y es mucho más sencillo abordar en primer término las tareas importantes para luego abordar las urgentes. Podemos concluir entonces que si es: 

- Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo.
- Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo.
- Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegúrate de que no sea por mucho tiempo, y fíjate también en su prioridad.
- Ni Importante Ni Urgente: más claro no puede ser, el hecho de que estas actividades deben ser descartadas.

Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata, nos presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misión de vida, produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida.

• DELEGAR

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar. Además delegar significa tener más tiempo para hacer otras cosas, y que las personas que han sido delegadas a hacer una tarea puedan aprender más sobre las labores de una organización. Para ello hay que tener en cuenta a quien se delega una determinada tarea y cuánto tiempo le tomara aprender a hacerla. Por supuesto también es importante saber que cuando se delega la responsabilidad se sigue teniendo, mejor dicho solo se apartan las manos, pero nunca la vista de encima.

Entonces algunos puntos claves para delegar efectivamente son los siguientes: 

• Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará la empresa más adelante. Además que ganara confianza en sí mismo. 
• Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar. Al momento de delegar debes ser claro con lo que se quiere conseguir. No impongas controles después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente. 
• Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario, tratando de no interferir. Cuando uno delega solo aparta las manos de la tare apero nunca la vista de encima. Si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas solas. 
• Capacita y enseña antes de delegar. Cuando capacitas proporcionas conocimientos, desarrollas habilidades y modificas actitudes del personal de todos los niveles para el mejor desempeño del trabajo. Además que los trabajadores ganan confianza en sí mismos puesto que se sienten más preparados para realizar un nuevo trabajo. 
• Dale información suficiente, y provee los recursos necesarios. Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti. 
• Establece fechas para revisión. Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.
• Establece tiempos límite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado. "Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda, sabes cómo encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar esto para tal fecha? 
• Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo? 
• Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Recordemos que la motivación en los empleados es crucial para que estos tengan confianza y se sientan capaces de poder asumir y lograr nuevos retos.

Los beneficios de delegar son:

• Mayor tiempo libre: Nosotros solos no podemos hacerlo todo. Al delegar, nos liberamos de tantas funciones o tareas, y obtenemos un mayor tiempo libre que podemos utilizar para realizar solamente funciones o tareas importantes, o para poder realizarlas de una manera más eficiente. 
• Aprovechar las competencias de los trabajadores: Al delegar, podemos aprovechar al máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las aptitudes, la creatividad y el liderazgo de nuestros trabajadores. Competencias que antes podríamos ni siquiera haber sabido que existían. 
• Mayor motivación: Al darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, los trabajadores se sentirán más considerados, más útiles y más importantes, aumentando así su autoestima y su motivación. 
• Mayor compromiso: Los trabajadores se sentirán más reconocidos, más tomados en cuenta y con mayor influencia en los resultados, aumentando así su identificación y compromiso con la empresa.
• Mayor participación: Al contar con trabajadores más identificados y comprometidos, tendremos trabajadores más participativos y así, por ejemplo, trabajadores que nos brinden sugerencias por iniciativa propia, o que sean más cooperativos con sus compañeros y con nosotros. 
• Mayor productividad: Teniendo trabajadores con mayor autoestima y motivación, más identificados y comprometidos con la empresa, y más participativos y cooperativos, tendremos trabajadores más productivos y eficientes. 
• Mayor eficiencia: Al delegar no sólo tendremos trabajadores más eficientes, sino que también el hecho de delegar nos permitirá tener procesos más eficientes, por ejemplo, debido a que el trabajador ya no necesitará estar consultándonos u obteniendo nuestra aprobación para tomar una decisión, podrá resolver un problema o ejecutar una tarea con mayor autonomía. 
• Mayor rentabilidad: Finalmente, al contar con trabajadores motivados, identificados, comprometidos, participativos, productivos y eficientes, tendremos una mayor producción (pero de calidad), clientes más satisfechos, mayor competitividad, y una mayor rentabilidad en nuestra empresa.

• RESPONSABILIDAD EN LA EMPRESA

Responsabilidad social empresarial es una forma de gestión que se define por la relación ética de la empresa con los accionistas, y por el establecimiento de metas empresariales compatibles con el desarrollo sostenible de la sociedad; preservando recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras, respetando la diversidad y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales. Como bien vemos en la película la responsabilidad para Bárbara no está adecuadamente distribuida por su director. La persona no se vuelve mala mientras se la tenga al tanto de las cosas que debe realizar.

La responsabilidad es un concepto bastante amplio, que guarda relación con el asumir las consecuencias de todos aquellos actos que realizamos en forma consciente e intencionada. Se trata de uno de los valores humanos más importantes, el que nace a partir de la capacidad humana para poder optar entre diferentes opciones y actuar, haciendo uso de la libre voluntad, de la cual resulta la necesidad que asumir todas aquellas consecuencias que de estos actos se deriven. La responsabilidad no sólo tiene relación con las consecuencias de nuestros actos, sino que también está asociada a los principios, a aquellos antecedentes a partir de los cuales el hombre toma las motivaciones para ejercer la libre voluntad y actúa.

• A los gerentes se les paga, en última instancia, por hacerse responsables de su propia tarea - y de la de sus subordinados - ante sus superiores. Conductas tales como atribuir la falta de efectividad a que "ellos no quieren aprender" o "no entienden razones", son inaceptables en el estrato gerencial. Los problemas en el desempeño de subordinados son responsabilidad del gerente a cargo... siempre que, además de la responsabilidad por este desempeño, este gerente tenga la autoridad necesaria para poder asumirla. 

• METAS

Es el fin u objetivo de una acción o plan. Generalmente en el ámbito empresarial las metas son individuales es decir están designadas a cada empleado de acuerdo a sus actitudes y/o virtudes.

Las metas en una empresa son muy importantes, tanto para el trabajador como para la empresa. El trabajador debe ponerse objetivos de eficiencia y de entretenimiento. Aunque sea un trabajo el trabajador tiene que buscar la forma para que su trabajo no le resulte repetitivo y aburrido, porque si para alguien un trabajo es repetitivo y aburrido bajará su rendimiento de forma espeluznante.

Es ahí donde también entra en acción la empresa. Una de las metas en una empresa debe ser evitar la rutina y el aburrimiento de sus trabajadores, quitarles todo el estrés posible y ayudarles. Esto se consigue básicamente tratando a los empleados como seres humanos y no como personas a las cuales explotar para ganar beneficios millonarios. 

• En una organización alineada, los esfuerzos y talentos individuales se coordinan y capitalizan para alcanzar un objetivo común. Pero encontrarse con una compañía desalineada sucede más frecuentemente de lo que se cree.

• ÁREAS CLAVES

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.

La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son las siguientes: mercadotecnia, ventas, producción, compras, entre otras.

ENSEÑANZA

La enseñanza que nos deja este video es que nos indica que para poder desempeñarnos bien no solo en el futuro sino en el presente y así poder llegar al éxito debemos organizarnos, y como podemos lograrlo aplicando lo siguiente:

a) Organízate tú mismo: No puedes organizar a los demás si no sabes organizarte a ti mismo.

• Enlista tus tareas: Separa tus tareas de las activas (lo importante y lo que te lleva al crecimiento exitoso) y las reactivas (problemas matutinos que pueden ser urgentes pero que pueden carecer de importancia). 
• Planifica: Ahorra tiempo y piensa en que lo vas a utilizar y ten tus objetivos bien claros así disminuirás errores.

b) Establece prioridades: No desperdicies tu tiempo diferencia lo importante de lo urgente.

c) Programa tu tiempo

d) Organiza a los demás: Aprende a delegar parte de tu trabajo, y da la oportunidad a tus subordinados a decidir por sí solos. Vence tus obstáculos: 

• Evitar hacer tareas que nos gusta y que no son de importancia (delegar). 
• No tener miedo a perder el control.

e) Delega: Quien va realizar las tareas, no se puede delegar un trabajo sin un aprendizaje previo.

f) Informarle a la gente y entrénales: Enseña a los demás, así ganaran confianza en sí mismos.

g) Aconseja a quien te lo pida y repasa los puntos clave. 

• LECCIONES PARA QUE UN DIRECTOR SEPA DIRIGIR BIEN A SU EQUIPO:

1) Definir responsabilidades: 

• Explicar que se espera de ellos. 
• Repasar con ellos las tareas asignadas.

2) Establecer objetivos concretos: 

• Que puedan ser reconocidos por el director y el empleado para poder ser solucionados. 
• ESTANDARIZACIÓN: Objetivos cuantificables

- Calidad
- Cantidad
- Tiempo
- Costo

3) Fijar metas de común acuerdo: 

• A cada uno por separado. 
• OBJETIVOS: Lo que debo hacer. 
• METAS: Lo que deseo conseguir.

Como vemos este video muestra la importancia de adoptar técnicas esenciales de manejo del tiempo y de delegación. Mostrando que no importa cuan eficiente un gerente cree ser, sino que podrá ser totalmente efectivo hasta que aprenda a manejar su tiempo. Como lo mencionamos anteriormente un gerente debe entender como se debe priorizar y organizarse.

"TODO ESTO ES MUY IMPORTANTE YA QUE LO DEBEMOS TOMAR EN CUENTA EN NUESTRA VIDA Y NO SOLO ESO SI NO PONERLO EN PRÁCTICA PUES SOLO ASÍ LLEGAREMOS A SER EXITOSOS NO SOLO EN NUESTRA VIDA PROFESIONAL SINO EN NUESTRA VIDA FAMILIAR"

"NUNCA CREAS QUE ERES EL ÚNICO QUE PUEDE HACER TU TRABAJO. NADIE ES IMPRESCINDIBLE, ASÍ QUE PREGÚNTATE SI MAÑANA TE PUSIERAS ENFERMO, ¿PODRÍAN HACERSE LOS DEMÁS CARGO DE TUS ASUNTOS CON EFICACIA? SI CONTESTAS QUE SÍ, VAS POR EL BUEN CAMINO."

BIBLIOGRAFÍA

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Salinas, J. M. (14 de setiembre de 2007). elblogderrhh. Recuperado el 23 de setiembre de 2012, de http://www.elblogderrhh.com/2007/09/desorganizacion.html

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http://canales.elcomercio.es/empresa/reportaje/041212a.htm 

http://www.sebascelis.com/urgente-vs-importante/ 

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http://www.mujeresdeempresa.com/blog/index.php/como-establecer-prioridades/

http://www.organizateya.com/delegar.htm 

http://www.crecenegocios.com/concepto-e-importancia-de-delegar/